Jak skutecznie wręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę?
Wypowiedzenie umowy o pracę powinno być dokonane na piśmie (art. 30 § 3 Kodeksu pracy). Niedochowanie formy pisemnej (np. wypowiedzenie wysłane przez wiadomość SMS), nie spowoduje wprawdzie nieważności dokonanego wypowiedzenia – jednak jest ono wadliwe, co otwiera pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń z tego tytułu (o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, o przywrócenie do pracy albo o zasądzenie odszkodowania).
Wypowiedzenie jest jednostronną czynnością prawną a więc dla jego skuteczności nie jest wymagana zgoda pracownika. Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego przyjąć należy, że wypowiedzenie umowy o pracę zostało złożone pracownikowi z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł się on z nim zapoznać.
Nie ma zatem znaczenia, czy pracownik przeczytał złożone mu oświadczenie dla wywołania skutków prawnych istotne jest, że pracodawca stworzył pracownikowi realną możliwość zapoznania się z oświadczeniem o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Doręczenie pracownikowi wypowiedzenia może nastąpić przez wręczenie mu pisma osobiście lub w inny sposób, np. za pośrednictwem poczty czy kuriera.
Wręczenie pracownikowi wypowiedzenia osobiście
W razie wręczenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu osobiście, należy zadbać o to, by pracownik poświadczył odbiór dokumentu. Wymogu tego należy dochować dla celów dowodowych. Jeśli bowiem pracownik odmawia potwierdzenia odbioru wypowiedzenia – jest ono skuteczne, ale gdy zwolniony pracownik zaprzeczy, że je otrzymał, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że w danym dniu wypowiedział pracownikowi umowę o pracę.
Dlatego też najlepiej jest dokonać tej czynności w obecności innej osoby (np. w obecności pracownika działu kadr lub bezpośredniego przełożonego).
Jeżeli pracownik odmówi poświadczenia odbioru oświadczenia o wypowiedzeniu, bądź na przykład zniszczy otrzymane pismo w obecności pracodawcy, zaleca się:
- poinformować pracownika, że mimo to wypowiedzenie jest skuteczne i umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia;
- sporządzić notatkę z czynności wypowiedzenia, wskazać w niej datę i okoliczności wręczenia wypowiedzenia, podać dane osób, które były świadkami wręczenia wypowiedzenia, opisać przyczynę braku potwierdzenia przez pracownika odbioru pisma z wypowiedzeniem (np. że pracownik odmówił złożenia podpisu; pracownik wyszedł natychmiast po wręczeniu mu wypowiedzenia nie zabierając ze sobą oświadczenia o wypowiedzeniu); notatkę powinien podpisać pracodawca oraz świadek (świadkowie);
- nieodebrane przez pracownika oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę należy wysłać listem poleconym wyjaśniając jednocześnie, że jest to wypowiedzenie, które zostało złożone wcześniej (wskazać datę) a którego pracownik nie odebrał od pracodawcy (tak by nie stworzyć pracownikowi złudzenia, że dopiero wypowiedzenie wysłane pocztą wywołuje skutki prawne).
Po wypowiedzeniu umowy o pracę pracownik przedkłada zwolnienie lekarskie
W praktyce zdarzają się sytuacje, że pracownik, któremu wręczono wypowiedzenie, udaje się tego samego dnia do lekarza i otrzymuje zaświadczenie o niezdolności do pracy obejmujące dzień, w którym go zwolniono. Bywa też tak, że pracownik stawia się w pracy i pracę świadczy lub wszystko wskazuje na to, że zamierza ją świadczyć (np. przebrał się w odzież ochronną, zajął swoje stanowisko pracy), jednak gdy pracodawca składa mu wypowiedzenie, pracownik wręcza pracodawcy zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy z powodu choroby.
Z praktyki
Pracodawca prowadzący warsztat samochodowy zdecydował o zwolnieniu mechanika samochodowego. W dniu 14 listopada, pracownik stawił się w pracy przed godziną 9:00, przebrał się w ubranie robocze i wraz z innym pracownikiem przystąpił do naprawy jednego z pojazdów. Około godziny 9:15 pracodawca poprosił pracownika do pomieszczenia służbowego i tam poinformował go, że wypowiada mu umowę o pracę z zachowaniem obowiązującego pracownika dwutygodniowego okresu wypowiedzenia i wręczył mu wypowiedzenie na piśmie, prosząc o potwierdzenie odbioru dokumentu. Pracownik ostentacyjnie zgniótł pismo z wypowiedzeniem i wrzucił je do kosza, po czym opuścił warsztat, a po 3 godzinach wrócił i przedłożył pracodawcy zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy obejmującej okres od dnia 14 listopada do dnia 21 listopada 2016 r. .
Wypowiedzenie jest skuteczne. Skoro pracownik w dniu 14 listopada 2016 r. świadczył pracę i tego dnia zostało mu złożone oświadczenie o wypowiedzeniu, to późniejsze działania pracownika (uzyskanie zaświadczenia o niezdolności do pracy) nie wpływają na skuteczność dokonanego przez pracodawcę wypowiedzenia. Wypowiedzenie jest zgodne z prawem a ewentualny zarzut pracownika, że wypowiedzenia dokonano w czasie niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby, byłby niezasadny.
Takie działania pracownika nie chronią go przed skutkami wypowiedzenia. Zatem oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę złożone przez pracodawcę będzie skuteczne a umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Istotna jest bowiem chwila złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Zatem jeśli w momencie prawidłowego doręczenia pracownikowi pisma zawierającego oświadczenie woli ten był zdolny
do pracy – wypowiedzenie będzie skuteczne i zgodne z prawem.
Wypowiedzenie wysłane za pośrednictwem poczty (kuriera)
Jeśli pracodawca wysyła pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę pocztą lub przesyłką kurierską, o dacie złożenia wypowiedzenia nie decyduje data nadania listu ale – w zależności od okoliczności – dzień, w którym pracownik odebrał list lub dzień, w którym pracownik miał realną możliwość odebrania przesyłki i zapoznania się z treścią oświadczenia woli pracodawcy. Oczywiście dla celów dowodowych przesyłkę zawierającą oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę należy wysłać przesyłką rejestrowaną, z potwierdzeniem odbioru.
Dzień odbioru przesyłki przez pracownika będzie datą doręczenia wypowiedzenia. Uchylanie się przez pracownika od odbioru przesyłki nie ma wpływu na rozwiązanie stosunku pracy. Domniemywa się wówczas, że prawidłowo awizowana przesyłka stwarzała pracownikowi realną szansę zapoznania się z oświadczeniem pracodawcy. Jeśli pracownik chce obalić to domniemanie musi wykazać, że istniały przeszkody uniemożliwiające mu odbiór przesyłki (np. wyjazd poza miejsce zamieszkania, pobyt w szpitalu, zaginięcia awiza).
Jeśli pracownik odmawia odebrania przesyłki (jest w domu, ale dowiedziawszy się od listonosza lub kuriera, że nadawcą pisma jest pracodawca), przyjmuje się, że dzień odmowy odbioru pisma jest dniem jego doręczenia (w tym dniu bowiem pracownik miał możliwość odbioru pisma i zapoznania się z treścią oświadczenia woli pracodawcy). Jeśli jednak przesyłka jest awizowana (pracownika nie było w domu w chwili próby doręczenia przesyłki) domniemywa się, że upływ 7 dni od powtórnej awizacji jest dniem doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Z praktyki
W dniu 7 października 2016 r. pracodawca wysłał pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę, z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. 10 października 2016 r. przesyłka została awizowana po raz pierwszy. Następnie prawidłowo dokonano kolejnej awizacji. Z uwagi na niepodjęcie przesyłki w terminie, list wrócił do pracodawcy, z adnotacją o jego niepodjęciu przez adresata. Pracodawca uznał, że z dniem 12 listopada 2016 r. , umowa o pracę została rozwiązana (zgodnie z art. 30 § 2¹ KP). Wystawił więc świadectwo pracy, które zamierzał wysłać do pracownika. Jednak w dniu 14 listopada 2016 r. pracownik stawił się w pracy i wykazał, że od dnia 6 października do dnia 13 listopada był tymczasowo aresztowany. Zatem wypowiedzenie umowy o pracę było nieskuteczne (pracownik obalił domniemanie doręczenia mu wypowiedzenia). Jeżeli pracodawca nadal chce rozwiązać umowę o pracę, musi ponownie złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu.
Z orzecznictwa
Ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne.
[wyrok SN z dnia 24 marca 1999 r., I PKN 631/98]
Doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego
w art. 264 § 1 KP, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 KP. [uchwała SN z dnia 2 października 2002 r., III PZP 17/02]
Jeżeli oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostanie złożone ustnie i bez pouczenia o prawie pracownika do wniesienia powództwa
do sądu, to późniejsze pisemne zawiadomienie o rozwiązaniu umowy i terminie wystąpienia z odpowiednimi roszczeniami do sądu nie zawiera w swej treści oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy, ponieważ zostało ono złożone już wcześniej, lecz jedynie informuje o wcześniejszym złożeniu takiego oświadczenia. Jego skutkiem prawnym jest jednak zapoczątkowanie biegu terminu do wystąpienia z powództwem do sądu pracy (art. 264 § 2 k.p.). [wyrok SN z dnia 18 grudnia 2003 r., III PK 100/03]
Odmowa przyjęcia przez pracownika pisemnego oświadczenia woli pracodawcy o wypowiedzeniu stosunku pracy, zawierającego prawidłowe pouczenie pracownika
o przysługującym mu prawie odwołania się do sądu pracy, nie wpływa na skuteczność dokonanego wypowiedzenia i nie stanowi podstawy do przywrócenia uchybionego terminu. [wyrok SN z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 259/01]
Sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej
w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 k.p.).
[wyrok SN z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06]
Dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy, stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy
[wyrok z dnia 5 października 2005 r., I PK 37/05]
Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.
[wyrok SN z dnia 5 maja 2016 r., II UK 280/15]
Każda jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę, bo wszelkie jego czynności, nawet bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa przewidzianego kodeksem pracy.
[wyrok SN z dnia 25 lutego 2016 r., II PK 366/14; wyrok SN z dnia 7 października 2008 r., II PK 56/08]
Pracownik, który bez usprawiedliwionych przyczyn odmówił przyjęcia pisma wypowiadającego mu umowę o pracę, zgodnie z wymogami Kodeksu pracy, nie może domagać się przywrócenia terminu do wniesienia odwołania do sądu pracy ani powołać się na to, że pracodawca nie poinformował go o możliwości, terminie i trybie odwołania. [wyrok SN z dnia 18 kwietnia 2011 r., III PK 56/10]
Wyrażony w art. 30 § 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę „na piśmie”, oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k.c. Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. O złożeniu pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę za pomocą faksu można mówić, gdy dysponuje on takim urządzeniem (używa go osobiście lub w pracy) i odebrał przekaz na zindywidualizowany numer. W sytuacji gdy kopia dokumentu przekazanego faksem – została pracownikom wręczona przez jednego z pracowników pozwanej spółki (doręczona przez posłańca), w ogóle nie można mówić o złożeniu oświadczenia woli „za pośrednictwem faksu”, gdyż doszło do wręczenia kopii dokumentu, przy wytworzeniu której pośrednio posłużono się tym urządzeniem (jak każdym innym).
[wyrok SN z dnia 18 kwietnia 2011 r., III PK 56/10]
W sytuacji, gdy pracownik, mając realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli, z własnej woli, celowo, nie podejmuje przesyłki zawierającej to oświadczenie, należy przyjąć, iż zostało mu ono skutecznie złożone. [wyrok SN z dnia 18 stycznia 2005 r., 124/04]