Nie odzyskasz nadpłaconych składek ZUS – zmiany w przepisach


Projekt zmiany w przepisach zakłada, że od dnia 1 kwietnia 2021 roku – przedsiębiorcy będą mogli składać korektę druku ZUS IWA tylko za jeden rok wstecz, natomiast ZUS nie będzie miał żadnych ograniczeń czasowych. W praktyce oznacza to, że w razie pomyłki w zakresie przekazywanych danych do ZUS – przedsiębiorcy nie odzyskają nadpłaty składek i kwoty z nadpłaconych składek zasilą konta ZUS.


Projekt zmiany z dnia 22 stycznia 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, zakłada znaczne zmiany dotyczące ustalania składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeśli projekt wejdzie w życie, od dnia 1 kwietnia 2021 roku pracodawcy, przedsiębiorcy- płatnicy składki wypadkowej, będą mieli ograniczoną możliwość składania korekty druku ZUS IWA.


UWAGA!

ZUS będzie mógł korygować dane dotyczące obliczenia składki wypadkowej bez ograniczeń, a przedsiębiorcy tylko za 1 rok wstecz. Wynika z tego, że po roku, przedsiębiorcy nie będą mogli odzyskać nadpłaconych składek na ubezpieczenie wypadkowe.


Płatnicy składki wypadkowej będą mogli skorygować informację przekazane do ZUS tylko za jeden rok, przy czym ZUS będzie mógł dokonywać korekt dowolnie, bez żadnego ograniczenia czasowego, co będzie oznaczało kolejny wzrost uprawień ZUS oraz bardzo poważne skutki dla przedsiębiorców, w razie zwykłej pomyłki w przekazanych danych, skutkujące brakiem możliwości odzyskania nadpłaty składek.


Jest to przykład kolejnej złej legislacji, która faktycznie oznacza zwiększone koszty z tytułu składki wypadkowej oraz zachwianie równowagi pomiędzy ZUS, a płatnikiem na korzyść ZUS. Organ rentowy nadal będzie miał uprawnienia do korygowania danych z urzędu, na co płatnik praktycznie nie będzie miał żadnego wpływu, jeśli okaże się, że dane poprawione przez ZUS, będą skutkować obowiązkiem opłacenia wyższej składki na ubezpieczenie wypadkowe za wszystkich ubezpieczonych pracujących w danej firmie. Zmiana jest bardzo niekorzystana dla płatników, ponieważ składki powinny być rozliczane na podstawie faktycznych danych. Natomiast zmiana będzie powodowała, że błędnych danych lub tych, które ulegną zmianie, nie będzie można poprawić. Ponadto, często się zdarza, że kwestia, czy dane zdarzenie należy uznać za wypadek przy pracy jest sporna i może być rozstrzygnięta przez sąd po wielu latach. Nie może to skutkować tym, że płatnik nie może skorygować druku i odzyskać nadpłaconych składek – a tak będzie, jeśli zmiana wejdzie w życie.


Prawdziwym celem projektowanej zmiany jest uniemożliwienie płatnikowi zwrotu nadpłaconych składek. Zresztą samo Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w uzasadnieniu do projektu zmiany ustawy, nie kryje się z powyższymi intencjami:

Proponowana zmiana art. 31 uskuteczni możliwość wyeliminowania powstawania nadpłat (..) składek na ubezpieczenie wypadkowe na kontach płatników składek oraz zmniejszy liczbę dokumentów (korekt) wysyłanych do Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS (KSI ZUS). Występują liczne przypadki, w których płatnicy korygują dane na informacji ZUS IWA nawet za kilkanaście lat wstecz. Konsekwencją takiej korekty jest ponowne przeliczenie w systemie informatycznym KSI ZUS ustalonej temu płatnikowi składek wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zmienia się wartość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na niższą lub wyższą. Jednoznacznie przekłada się to bezpośrednio na wysokość należnej od płatnika kwoty składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeśli korekta ZUS IWA dotyczy wielu lat, przeliczeniu podlega również stopa procentowa składki odpowiednio za kilka lat składkowych.


Jak będzie po zmianie przepisów – co grozi płatnikowi składek ZUS?


Jeśli przepisy wejdą w życie, korekta informacji ZUS IWA będzie mogła być złożona nie później niż do końca roku kalendarzowego następującego po roku, za który została złożona ta informacja. W praktyce oznacza to, że jeśli złożymy do końca stycznia 2022 roku informację ZUS IWA za 2021 rok, to będziemy mogli ją skorygować tylko do dnia 31 grudnia 2022 roku.


Ograniczenie możliwości składania korekt przez przedsiębiorców będzie skutkowało tym, że przedsiębiorcy będą odprowadzać składki od błędnie ustalonej stawki i nie będą mieli możliwości poprawienia pomyłki, a konsekwencje będą znaczące ze względu na fakt, że na podstawie druku ZUS IWA ustalana jest składka wypadkowa na cały rok dla danej firmy.


Często w praktyce też się zdarza, że to czy dane zdarzenie jest, czy nie jest wypadkiem przy pracy jest ustalane przez sąd. Jak wiadomo postępowania sądowe mogą trwać wiele lat i po zakończeniu takiego sporu przedsiębiorcy również nie będą mogli dokonać korekty informacji na druku ZUS IWA.


Bez wątpienia wprowadzenie zmiany, która pozwala ZUS na korekty danych bez ograniczeń, a płatnikowi tylko do roku wstecz, jest bardzo niepokojącym zjawiskiem i przykładem nierównego traktowania. Wejście w życie zmian zablokuje możliwość zwrotu przedsiębiorcy nadpłaconych składek za lata poprzednie, a przy dużych przedsiębiorstwach kwota ta może być znaczna.


PRZYKŁAD 1:

Spółka z o.o. od 2013 roku składa informacje ZUS IWA. Okazało się, że na skutek postępowania sądowego, Sąd stwierdził, że w spółce nie miał miejsca wypadek śmiertelny i zbiorowy w 2019 roku, tylko przyczyna zgonu pracownika była niezwiązana z wykonywaniem pracy. Pracodawca po zakończeniu postępowania sądowego skorygował ZUS IWA i okazało się, że składka wypadkowa za 2019 rok nie powinna wynosić 2% tylko 0,93%. Oznacza to, że płatnik musi dokonać korekty dokumentacji rozliczeniowej za cały rok składkowy, tj. od kwietnia 2019 roku – do marca 2020 roku.

Płatnik w powyższym okresie od wynagrodzeń pracowników (a zatrudnia 100 osób), odprowadził składkę na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 120 000 złotych (500 000 x 12 miesięcy = 6 000 000 złotych wynagrodzenia pracowników brutto x 2% = 120 000 złotych).

W wyniku orzeczenia sądu, powinien odprowadzić składkę wypadkową w wysokości 55 800 złotych (500 000 x 12 miesięcy = 6 000 000 złotych wynagrodzenia pracowników brutto x 0,93 % = 55 800 złotych).

Spółka może wystąpić do ZUS po skorygowaniu dokumentów o zwrot nadpłaty składki w kwocie 64 200 złotych.

PRZYKŁAD 1 PO ZMIANACH W PRZEPISACH:

Pracodawca po zakończeniu postępowania sądowego nie będzie mógł skorygować ZUS IWA. Oznacza to, że będzie musiał zapłacić składkę wypadkową w wymiarze 2%, a nie 0,93%. Płatnik również nie odzyska nadpłaty składek w wysokości 64 200 złotych.


PRZYKŁAD 2:

Spółka ABC zajmuje się produkcją odzieży dziecięcej i zatrudnia 80 osób. Za okres od 2017 roku do 2020 roku złożyła druk ZUS IWA. W powyższych latach spółka opłacała składkę w wysokości 2,3%. W 2021 roku okazało się, że pracownik służby BHP podał nieprawidłowe dane o liczbie wypadków do druku ZUS IWA. BHP-owiec pomylił spółkę ABC ze spółką AB i w konsekwencji tego znacząco zawyżył liczbę wypadków przy pracy. Płatnik w marcu 2021 roku po audycie zweryfikował dane i przekazał korekty dokumentów do ZUS wskutek, których okazało się, że składka na ubezpieczenie wypadkowe powinna wynosić 1,2% za okres od 2017 roku do 2020 roku.

Płatnik w powyższym okresie wypłacił łącznie 1 568 000 złotych wynagrodzeń brutto x 2,3 % (składka wypadkowa) = 36 064 zł (kwota składki wypadkowej).

Po korekcie wysokości składki wypadkowej powinien opłacić składkę w łącznej kwocie 18 816 zł (1 568 000 złotych wynagrodzeń x 1,2 % = 18 816 zł).

Spółka ABC będzie mogła wnosić do ZUS o zwrot nadpłaty w kwocie 17 248 złotych.

PRZYKŁAD 2 PO WEJŚCIU W ŻYCIE ZMIAN:

Płatnik nie będzie mógł złożyć korekty druku ZUS IWA, co będzie skutkowało brakiem możliwości odzyskania kwoty nadpłaty składki wypadkowej w wysokości 17 248 złotych, ponieważ musi skorygować dane za okres dłuższy niż rok.


Jak ustalana jest składka wypadkowa?


Składka wypadkowa jest ruchoma, co oznacza, że jej wysokość jest uzależniona od wielkości działalności płatnika, rodzaju prowadzonej działalności oraz liczby wypadków za poprzednie lata, w tym ich rodzaju (m.in. śmiertelny, ciężki).

Dla płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych oraz nie podlegają wpisowi do rejestru REGON, wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w roku (za rok przyjmuje się okres od dnia 1 kwietnia 2020 roku do dnia 31 marca 2021 roku), wynosi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na rok składkowy, dla grup działalności aktualnie wynosi 1,67%. Składkę na ubezpieczenie wypadkowe finansuje z własnych środków wyłącznie płatnik składek. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia co najmniej 9 osób, ma obowiązek przekazania druku ZUS IWA i wówczas, jeśli przekaże taki druk, ZUS ustali dla niego wysokość składki wypadkowej.


Jak ustalana jest składka wypadkowa – co to jest ZUS IWA?


ZUS IWA jest to druk, który przekazują przedsiębiorcy, którzy zgłaszają do ubezpieczeń co najmniej 10 osób. Przedsiębiorcy muszą przekazać druk do ZUS do końca stycznia każdego roku. Przekazuje się go, w celu ustalenia wysokości składki wypadkowej na kolejny okres rozliczeniowy. W przypadku składki wypadkowej jest to okres od dnia 1 kwietnia do dnia 31 marca. W druku, płatnicy składek przekazują m.in dane dotyczące liczby wypadków, które miały miejsce w roku poprzednim, w tym informacje o wypadkach ciężkich, śmiertelnych.


Na podstawie przesłanych danych ZUS ustala wysokość składki wypadkowej dla przedsiębiorców, którzy złożą formularz ZUS IWA, co najmniej 3 razy.


PRZYKŁAD 3:

Spółka ABC zarejestrowała wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został Janusz Z. Wypadek miał miejsce w dniu 20 grudnia 2020 roku, a BHP-owiec był na kwarantannie i protokół powypadkowy sporządził dopiero w dniu 13 stycznia 2021 roku. Pracodawca powinien uwzględnić wypadek Janusza Z. w informacji ZUS IWA za rok 2020 i przesłać ją do ZUS do końca stycznia.


Kontrola ZUS w zakresie prawidłowości danych przekazanych w druku ZUS IWA


Zmiana powyższego przepisu nie jest potrzebna, aby ZUS mógł weryfikować prawidłowość przekazanych danych. Aktualnie w sytuacji zaniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe przez płatnika składek w wyniku podania nieprawdziwych danych (na druku ZUS IWA), ZUS ma prawo wezwać płatnika do złożenia korekty dokumentów. Jeśli płatnik w terminie 14 dni nie dokona korekty, to ZUS może wydać decyzję, w której podwyższy o 50% wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy.

Przepis w aktualnym brzmieniuPrzepis po zmianie
Art.  31. [Wskaźnik korygujący i kategorie ryzyka]
1. Wysokość wskaźnika korygującego, o którym mowa w art. 28 ust. 2, wynosi:
1) w okresie od dnia 1 kwietnia 2006 r. do dnia 31 marca 2009 r. – od 0,8 do 1,2;
2) od dnia 1 kwietnia 2009 r. – od 0,5 do 1,5.
Art.  31. [Wskaźnik korygujący i kategorie ryzyka]
1. Wysokość wskaźnika korygującego, o którym mowa w art. 28 ust. 2, wynosi:
1) w okresie od dnia 1 kwietnia 2006 r. do dnia 31 marca 2009 r. – od 0,8 do 1,2;
2) od dnia 1 kwietnia 2009 r. – od 0,5 do 1,5.
2. Wskaźnik korygujący ustala się na rok składkowy w zależności od kategorii ryzyka ustalonej dla płatnika składek.2. Wskaźnik korygujący ustala się na rok składkowy w zależności od kategorii ryzyka ustalonej dla płatnika składek.
3. Kategorię ryzyka dla płatnika składek ustala się w zależności od ryzyka określonego wskaźnikami częstości:
1) poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;
2) poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich;
3) zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
3. Kategorię ryzyka dla płatnika składek ustala się w zależności od ryzyka określonego wskaźnikami częstości:
1) poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;
2) poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich;
3) zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
4. Wpływ wskaźników częstości określonych w ust. 3 pkt 1 i 2 na ustalenie kategorii ryzyka dla płatników składek jest równy, a wskaźnika częstości określonego w ust. 3 pkt 3 – dwukrotnie większy niż każdego z tych dwóch wskaźników.4. Wpływ wskaźników częstości określonych w ust. 3 pkt 1 i 2 na ustalenie kategorii ryzyka dla płatników składek jest równy, a wskaźnika częstości określonego w ust. 3 pkt 3 – dwukrotnie większy niż każdego z tych dwóch wskaźników.
5. Kategorię ryzyka dla płatnika składek ustala się na podstawie danych, o których mowa w ust. 3, przekazanych przez płatnika składek za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe.5. Kategorię ryzyka dla płatnika składek ustala się na podstawie danych, o których mowa w ust. 3, przekazanych przez płatnika składek za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe.
6. Dane, o których mowa w ust. 3, płatnik składek przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy w informacji zawierającej w szczególności:
1) dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych;
2) rodzaj działalności według PKD;
3) liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego;
4) adres płatnika składek.
6. Dane, o których mowa w ust. 3, płatnik składek przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy w informacji zawierającej w szczególności:
1) dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych;
2) rodzaj działalności według PKD;
3) liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego;
4) adres płatnika składek.
7. Informację określoną w ust. 6 przekazuje płatnik składek, o którym mowa w art. 28 ust. 2, zgłoszony w Zakładzie nieprzerwanie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia poprzedniego roku i co najmniej 1 dzień w styczniu danego roku.7. Informację określoną w ust. 6 przekazuje płatnik składek, o którym mowa w art. 28 ust. 2, zgłoszony w Zakładzie nieprzerwanie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia poprzedniego roku i co najmniej 1 dzień w styczniu danego roku.
8. Informację, o której mowa w ust. 6, przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych.8. Informację, o której mowa w ust. 6, przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych.
9. Kopię informacji, o której mowa w ust. 6, i jej korekt płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.9. Kopię informacji, o której mowa w ust. 6, i jej korekt płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
10. Płatnik składek jest zobowiązany do złożenia korekty informacji, o której mowa w ust. 6, w ciągu 7 dni od:
1) stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie;
2) otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład.
10. Płatnik składek jest zobowiązany do złożenia korekty informacji, o której mowa w ust. 6, w ciągu 7 dni od:
1) stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie;
2) otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład.

w art. 31 po ust. 10 dodaje się ust. 10a w brzmieniu:
„10a. Korekta informacji, o której mowa w ust. 6, może zostać złożona przez płatnika składek nie później niż do końca roku kalendarzowego następującego po roku, za który została złożona ta informacja, z zastrzeżenia ust. 11.”