Blog

Od 7 kwietnia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy w Kodeksie pracy, które na stałe wprowadzają pracę zdalną do wszystkich zakładów pracy. Pracownik będzie mógł wykonywać: pracę zdalną, pracę hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), pracę zdalną okazjonalną tj. do 24 dni w roku kalendarzowym. Wybór rodzaju pracy będzie uzależniony od potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

W Kodeksie pracy wprowadzono nowy rozdział II c zatytułowany jako „Praca zdalna”, który wprowadza nowe uprawnienia i obowiązki zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Nowe regulacje definiują pracę zdalną jako pracę, która „może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.

Jak było dotychczas?

Wcześniej pracę zdalną można było świadczyć:

• w formie telepracy uregulowaną w rozdziale II b w Kodeksie pracy, którą wykonywano poza zakładem pracy wykorzystując środki komunikacji elektronicznej- Uwaga! Wraz z nowelizacją Kodeksu Pracy wszystkie przepisy dotyczące telepracy zostały uchylone;
• na podstawie ustawy covidowej, która umożliwiała pracodawcy wydanie niniejszego polecenia w czasie obowiązywania stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 lub stanu zagrożenia epidemicznego.

Jakie zmiany czekają nas w zakładzie pracy?

Zgodnie z nowymi regulacjami każdy zakład pracy powinien ustalić zasady pracy zdalnej, w szczególności określić: grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego itp. Kodeks pracy wprowadza katalog otwarty zasad pracy zdalnej, oznacza to, że zakłady pracy mogą dowolnie ustalać niniejsze regulacje.

W jaki sposób należy wprowadzić zasady pracy zdalnej w zakładzie pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące pracy zdalnej wprowadza się w różnych formach, które są uzależnione od wewnętrznej organizacji konkretnego zakładu pracy. Mianowicie mogą one zostać określone:

• w porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub
• w regulaminie pracy zdalnej:

a) w przypadku gdy nie dojdzie do ww. porozumienia, wówczas treść regulaminu pracy zdalnej ustala pracodawca, uwzględniając wyłącznie kwestie, na które wyraził zgodę w toku uzgadniania porozumienia
z zakładowymi organizacjami związkowymi;

b) w przypadku gdy nie działają organizacje związkowe, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej, ale po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. A co jeśli niniejszych przedstawicieli pracowników nie ma w zakładzie pracy? Pracodawca w takim przypadku jest zobowiązany w pierwszej kolejności uchwalić regulacje dotyczące ich wyboru, następnie zarządzić wybory i po konsultacji z przedstawicielami pracowników uchwalić regulamin pracy zdalnej lub

• w porozumieniu zawartym z danym pracownikiem, w przypadku gdy nie zostało zawarte ww. porozumienie ani nie został wydany regulamin pracy zdalnej.

Jak ustalić miejsce wykonywania pracy zdalnej? Czy można pracować zdalnie podczas wyjazdu za granicę?

Należy zauważyć, iż nowe regulacje nie wyszczególniają kwestii miejsca wykonywania pracy zdalnej. W brzmieniu nowego przepisu miejsce wskazuje pracownik i każdorazowo uzgadnia je z pracodawcą. Innymi słowy pracownik musi poinformować pracodawcę o tym, skąd będzie świadczył pracę, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Oznacza to, że pracownik nie ma pełnej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej, ponieważ pracodawca może odrzucić propozycję pracownika, w konsekwencji czego nie dojdzie do skutecznego porozumienia między stronami.

Czy pracodawcę można ograniczyć w zakresie przyjmowania bądź też odrzucania propozycji pracownika dotyczącej miejsca wykonywania pracy zdalnej?

Nowe przepisy Kodeksu pracy nie wyszczególniają kwestii miejsca wykonywania pracy zdalnej jako obowiązkowego elementu regulaminu pracy zdalnej. Jednakże nie zachodzą żadne przeszkody prawne, aby pracodawca ustalił miejsce wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, bądź określił je w regulaminie w zależności od wewnętrznej organizacji zakładu pracy.

Należy podkreślić, iż ustalenie miejsca wykonywania pracy zdalnej w przepisach wewnątrzzakładowych jest korzystną regulacją dla pracownika. Mianowicie, przy składaniu propozycji będzie miał on świadomość na jakie miejsca pracy zdalnej pracodawca może wyrazić zgodę. W związku z tym jeżeli powyższe regulacje zostaną zawarte w porozumieniu albo w regulaminie pracy zdalnej, to pracodawca będzie nimi związany, a co za tym idzie również ograniczony w zakresie przyjmowania bądź też odrzucania propozycji pracownika dotyczącej miejsca wykonywania pracy zdalnej. Strony uzgodnią, że ograniczą miejsce wykonywania pracy np. do obszaru konkretnego województwa lub kraju. Natomiast gdy takich ustaleń nie ma, pracodawca może swobodnie podejmować decyzję w kwestii miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

PRZYKŁAD:

Pani Ewa jest zatrudniona jako księgowa w jednej z warszawskich firm. Pracodawca niekiedy potrzebuje jej natychmiastowej obecności w pracy ze względu na możliwą kontrolę urzędu skarbowego lub odbywające się zebrania zarządu. Pani Ewa chciałaby wykonywać swoje obowiązki w formie zdalnej będąc przez 2 miesiące na wakacjach w Hiszpanii. Ani w przepisach wewnątrzzakładowych, ani w porozumieniu nie wskazano konkretnego obszaru wykonywania pracy zdalnej. Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na propozycję Pani Ewy?

Mając na uwadze powyższe rozważania pracodawca może nie wyrazić zgody na proponowane przez Panią Ewę miejsce wykonywania pracy zdalnej, ponieważ do niego należy podjęcie ostatecznej decyzji w tej kwestii. Co więcej, Pani Ewa nie może w żaden sposób zakwestionować decyzji swojego szefa. Należy podkreślić, iż pracodawca ma prawo oczekiwać dyspozycyjności od pracownika wykonującego pracę zdalną, ponieważ niekiedy może zdarzyć się sytuacja niezwłocznego wezwania pracownika do siedziby firmy.

Jednak z drugiej strony inny pracodawca może uznać, że nie ma dla niego znaczenia, gdzie pracownik wykonuje pracę zdalną, ponieważ nie przewiduje sytuacji natychmiastowego wzywania go do pracy w siedzibie firmy. W związku z tym wszystko jest uzależnione od indywidualnych okoliczności w danej sytuacji.

Podstawa prawna:

• art. 67¹⁸ i art. 67²⁰ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240.