Blog

Mało kto wie, że kontrola wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek nie musi odbywać się w siedzibie firmy, lecz może być wykonywana zdalnie. Jest to przydatna wskazówka zwłaszcza podczas panującej epidemii COVID-19, w której wiele firm pracuje zdalnie, a ZUS niechętnie informuje płatników o tej możliwości, obawiając się ograniczenia w jakiś sposób kontroli nad płatnikami.  

Z czego to wynika?

Możliwość kontroli zdalnej wprowadziła nowelizacja ustawy Prawo przedsiębiorców, a dokładnie art. 51 ust. 3. Zgodnie z nim, za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny:

• za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe,
• albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

W związku z tym, przedsiębiorca może wnioskować do ZUS o przeprowadzenie kontroli jego działalności, za pomocą Poczty Polskiej S.A. lub środków komunikacji elektronicznej, np. poczty elektronicznej. Co jest istotne, płatnik składek może sam wnioskować o przeprowadzenie kontroli zdalnej, jeśli ZUS chce aby kontrola odbyła się w siedzibie firmy. Druga opcja do przeprowadzenia kontroli zdalnej jest inicjowana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, chociaż i w tym przypadku musi to się odbyć za zgodą przedsiębiorcy. Z tego wynika, że przeprowadzenie kontroli zdalnie, każdorazowo musi odbywać się za zgodą płatnika, wyrażoną przez złożenie wniosku bądź bezpośrednią zgodą na przeprowadzenie kontroli zdalnej.

Wniosek o przeprowadzenie kontroli zdalnej znajdziesz pod tym linkiem.

PRZYKŁAD:

Jan prowadzi prywatną szkołę nauki języków obcych ,,Lingua”. W związku ze stanem epidemii, nauczanie języków odbywa się wyłącznie zdalnie. ZUS zdecydował o przeprowadzeniu kontroli w siedzibie firmy Jana i wysłał zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. W siedzibie firmy pracują tylko pracownicy sprzątający, a reszta pracowników pracuje zdalnie, dlatego nie ma możliwości przeprowadzenia kontroli w siedzibie firmy. Jan może złożyć wniosek o przeprowadzenie kontroli zdalnie i wszystkie dokumenty, których domaga się ZUS, wysłać za pośrednictwem poczty lub wiadomości e-mail.

Po co przeprowadzana jest kontrola?

ZUS przeprowadza kontrolę w celu sprawdzenia, czy płatnik składek prawidłowo wykonuje swoje obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, przykładowo – czy prawidłowo odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne swoich pracowników. ZUS może w szczególności kontrolować:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jakie uprawnienia ma ZUS?

W trakcie przeprowadzania kontroli, inspektor kontroli Zakładu ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
• zabezpieczać zebrane dowody;
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• przesłuchiwać świadków;
• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Obowiązki płatnika podczas kontroli

Płatnicy składek są zobowiązani:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.
  
  

Miejsce przeprowadzania kontroli

Zasadniczo kontrola odbywa się w siedzibie płatnika lub w miejscu prowadzenia przez niego działalności w jego obecności lub upoważnionej przez niego osoby. Oprócz kontroli odbywającej się w siedzibie, kontrola może być również prowadzona:

• w miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej płatnika, np. w biurze rachunkowym, które nalicza wypłaty;
• zdalnie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub poczty elektronicznej.

Autor: Karolina Kiecana – prawnik specjalizujący się w sprawach ZUS