Czy pracodawca powinien zwrócić koszty za pracę zdalną, np. za prąd, Internet?


Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów użytkowania prywatnego sprzętu podczas pracy zdalnej, ale również pracodawca powinien zwrócić pracownikowi za rzeczywiste zużycie prądu oraz Internet. Z uwagi na brak szczegółowo określonych zasad, obliczając ekwiwalent, należy kierować się normami zużycia sprzętu oraz jego udokumentowaną ceną rynkową.


Sposób wykonywania pracy zdalnej reguluje art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.


Poniżej podstawa prawna:

Art. 3. [Praca zdalna]

1.      W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
2.      Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.
3.      Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
4.      Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
5.      Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
6.      Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
7.      Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.
8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.


Należy wskazać, że w kodeksie pracy brak jest regulacji na temat pracy zdalnej, zdefiniowana jest jedynie telepraca. Telepraca w odróżnieniu od pracy zdalnej, wiąże się z regularnym wykonywaniem obowiązków przez pracownika poza siedzibą pracodawcy, przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna to czasowe wykonywanie pracy poza zakładem pracy. Polecenie wykonywania pracy zdalnej wprowadza tylko czasowe zmiany w zakresie miejsca świadczenia pracy, nie zmienia zaś trwającego stosunku pracy. Praca zdalna nie wpływa zatem na wymiar godzinowy świadczenia pracy.


Do kiedy obowiązuje praca zdalna?

Aktualnie praca zdalna może być stosowana przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz 3 miesiące po ich odwołaniu.


Kiedy pracownik może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną, jednak kluczowe jest to, że to właśnie pracodawca decyduje o pracy zdalnej, ponieważ to on jest odpowiedzialny za organizację procesu pracy. Pracownik nie może odmówić pracy zdalnej bez uzasadnienia, może to zrobić jedynie, jeżeli pracownik nie może wykonywać swojej pracy zdalnie ze względu na posiadane umiejętności, możliwości techniczne oraz lokalowe.


Czy pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty prądy, Internetu?

Przepisy wprost nie regulują kwestii rozliczeń pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem w sytuacji, gdy praca zdalna jest wykonywana na sprzęcie lub przy użyciu prądu, Internetu, za który płaci pracownik. Za błędne należy jednak uznać stanowisko, że pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów. Pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy.


Pracownik może jednak używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 ust. 4-5 ustawy o COVID-19).


Powyższe regulacje nie odnoszą się wprost do zwrotu kosztów używania przez pracownika przy wykonywaniu pracy zdalnej własnego Internetu czy prądu. Nie można jednak uznać, że pracodawca nie powinien dokonać takiego zwrotu, ponieważ ryzyko prowadzonej działalności oraz koszty z tym związane są obciążeniem  pracodawcy.


W związku z powyższym, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości faktycznie poniesionych kosztów zużycia prądu czy Internetu. Ponadto, w żadnym wypadku pracodawca nie jest zwolniony z wypłaty pracownikowi pracującemu zdalnie ekwiwalentu za używanie przez niego prywatnego sprzętu tylko na tej podstawie, że pracownik w ramach pracy zdalnej nie pokrywa dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Za słusznością powyższego stanowiska przemawiają regulacje dotyczące pracowników wykonujących pracę w formie telepracy. Takim pracownikom pracodawca powinien bowiem wypłacić ekwiwalent pieniężny za używanie prywatnego sprzętu do celów służbowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).


Poniżej podstawa prawna:

Art. 6711. [Zasady telepracy]
§ 1. Pracodawca jest obowiązany:

1)      dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
2)      ubezpieczyć sprzęt,
3)      pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4)      zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu
(…)


Pracodawca przy ustalaniu wartości ekwiwalentu musi wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, ceny rynkowe prądu, Internetu oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy.


PRZYKŁAD

Pracownik pracujący zdalnie otrzymał od pracodawcy laptopa i przenośny Internet. Komputer, zużywa średnio 150 W. Przy założeniu, że używamy go przez 8 godzin każdego dnia, za cały rok pracownik musi zapłacić 271,00 zł, zatem pracodawca miesięcznie powinien wypłacić pracownikom ekwiwalent w kwocie 22,58 zł (271,00 zł : 12).


Jeżeli zagadnienia kadrowo-płacowe są dla Ciebie kłopotliwe i potrzebujesz pomocy, zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą na outsourcing kadrowo-płacowy.