Kiedy Outsourcing HR może zostać zakwestionowany?

Outsourcing pracowniczy (outsourcing HR) na przestrzeni kilkunastu lat stał się popularną formą współpracy dla pracodawców. Pozwala on na zmniejszenie ponoszenia kosztów i czasu w bezpośrednim zatrudnianiu pracowników.


Definicja outsourcingu pracowniczego (outsourcing HR), nie widnieje w żadnym dotychczasowym akcie prawnym. Jego pochodzenia należy doszukiwać się w sformułowaniu z języka angielskiego, tj. outside-resource-using, które powinno rozumieć się jako wyselekcjonowanie zadań i czynności ze struktury firmy na rzecz podmiotu zewnętrznego, dzięki czemu firma ma możliwość skupienia się na swojej głównej działalności i zmniejszeniu ponoszonych wydatków. Czym innym jest outsourcing kadr i płac, czy sam outsourcing kadr lub płac od outsourcing pracowniczy (outsourcing HR). Bez wątpienia outsourcing kadr i płac (outsourcing HR), nie wiąże się dla pracodawcy z żadnym ryzkiem, natomiast nieprawidłowo zawarta umowa o outsourcing pracowniczy (outsourcing HR) może być w razie sporu z pracownikami dużym problemem dla pracodawcy. Outsourcing kadr i płac (outsourcing HR) to nic innego jak powierzenie podmiotowi zewnętrznemu rozliczeń z pracownikami.


Natomiast uściślając, outsourcing pracowniczy (outsourcing HR) przenosi na siebie ciężar zatrudnienia pracowników, którzy bezustannie pracują u swojego dotychczasowego pracodawcy, a zyskują oni jedynie nową stronę stosunku pracy. Outsourcing pracowniczy (outsourcing HR) w większości przypadków jest tożsamy z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na podstawie z art. 231 Kodeksu pracy.

Wyciąg z kodeksu pracy

Art. 231. [Przejście zakładu pracy]

§ 1. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów § 5.

§ 2. Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.

§ 3. Jeżeli u pracodawców, o których mowa w § 1, nie działają zakładowe organizacje związkowe, dotychczasowy i nowy pracodawca informują na piśmie swoich pracowników o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania; przekazanie informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

§ 4. W terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

§ 5. Pracodawca, z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części, jest obowiązany zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż umowa o pracę oraz wskazać termin, nie krótszy niż 7 dni, do którego pracownicy mogą złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia, liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków, lub od dnia, do którego mógł złożyć takie oświadczenie. Przepis § 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

§ 6. Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę stosunku pracy.


Pracodawca, który zdecyduje się na taką formę przekazania części obowiązków powinien zadbać o stworzenie odpowiedniej i dokładnej umowy, najlepiej na piśmie, którą będzie trudno zakwestionować. Przez brak odgórnych wymogów dotyczących jej konstruowania, często dochodzi do wadliwego podziału obowiązków. Dotychczasowy pracodawca nie może mieć przeważającego wpływu na stosunek pracy pracowników z firmą outsourcingową, gdyż organy kontrolne (m.in. ZUS, US, PIP) mogą mieć wątpliwości, kto jest właściwym pracodawcą i czy do przekazania pracowników rzeczywiście doszło. Dodatkowo, w 2017 roku zaszła nowelizacja Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w której ZUS uzyskał dodatkowe kompetencje. Może sam ocenić, kto jest płatnikiem składek i wydać decyzję administracyjną. Jeśli zaistnieje jakakolwiek wątpliwość, ZUS ma prawo przenieść odprowadzane składki pracowników na konto ustalonego płatnika.


Wyciąg z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Art. 38a. [Należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne]

1. Jeżeli w związku z przeprowadzonym postępowaniem wyjaśniającym lub kontrolą wykonywania przez płatników składek obowiązków z zakresu ubezpieczenia społecznego zachodzi konieczność wydania decyzji, o której mowa w art. 83 ust. 1 pkt 1a, Zakład wydaje decyzję podmiotowi zgłaszającemu ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych oraz płatnikowi składek ustalonemu przez Zakład.

2. Jeżeli w wyniku uprawomocnienia się decyzji, o której mowa w ust. 1, zostanie potwierdzone, że płatnikiem składek jest płatnik składek ustalony przez Zakład, Zakład sporządza za tego płatnika z urzędu dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi określone w ustawie za okres wskazany w decyzji.

3. Jeżeli podmiot zgłaszający ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych wypłacał świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne za okres wskazany w decyzji, sporządzane przez Zakład dokumenty, o których mowa w ust. 2, uwzględniają te świadczenia.

4. Składki nienależnie opłacone przez podmiot zgłaszający ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych za okres wskazany w decyzji, o której mowa w ust. 1, Zakład zalicza z urzędu na poczet należności z tytułu składek płatnika składek. Zakład dokonuje zaliczenia ustalonej do zaliczenia kwoty na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek. Przepisów art. 24 ust. 6a–6f nie stosuje się.

5. Kwotę do zaliczenia na poczet należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne ustala się dla okresów rozliczeniowych wskazanych w decyzji, o której mowa w ust. 1, dla wszystkich ubezpieczonych płatnika składek, zgłoszonych za dany okres rozliczeniowy przez podmiot zgłaszający ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych według następującego wzoru:

6. Kwotę do zaliczenia na poczet należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne płatnika składek ustala się w zaokrągleniu do pełnych złotych w dół, a grosze pomija się.

7. Do należności płatnika składek z tytułu składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz na ubezpieczenie zdrowotne ust. 4–6 stosuje się odpowiednio.


Outsourcing pracowniczy (outsourcing HR) został zakwestionowany w wyroku WSA w Rzeszowie w dniu 12 czerwca 2018 roku (sygn. akt: I SA/Rz 242/18). Sąd ustalił, iż: „w wyniku zawartych przez skarżącego umów doszło wyłącznie do formalnego transferu pracowników. (…) pracownicy, pomimo zmiany podmiotowej po stronie pracodawcy, nadal wykonywali tożsamą pracę na tych samych stanowiskach i w tym samym miejscu. Z ustaleń organów podatkowych wynika, że warunki pracy pracowników pozostały bez zmian. Co więcej, pracownicy w dalszym ciągu wykonywali swe czynności pod nadzorem skarżącego i osoby pełniącej z jego ramienia funkcję kierownika, w określonym przez niego czasie i miejscu. To bowiem skarżący decydował o zatrudnieniu pracowników i dokonywał oceny ich pracy.” Takie uzasadnienie zostało podparte tym, że Skarżący, pomimo zawarcia umów z innymi spółkami, które miały wykonywać usługę outsourcingu pracowniczego, wykonywał przeważająco obowiązki pracodawcy. Spółki, które stały się nowym pracodawcą powinny faktycznie nabyć prawa i obowiązki, nie tylko w formie pisemnej. Skarżący powinien móc jedynie kontrolować wykonywanie usług. W zaistniałej sytuacji pracownicy natomiast doświadczyli tylko sporadycznych kontaktów ze spółkami zewnętrznymi oraz pełnili podległość dotychczasowemu pracodawcy. Jeśli dojdzie do zawarcia takiej współpracy, firma zewnętrzna musi pełnić stały nadzór nad pracownikami.


W innym wyroku SA w Katowicach z dnia 10 stycznia 2019 roku (sygn. akt: III AUa 1162/18) wykazano, że: „Przejęcie przez nowy podmiot samych pracowników, bez przejęcia zadań i substancji majątkowej, stanowi “pozorny outsourcing pracowniczy”. Podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane”. W wyniku sporu udowodniono, że pracownicy, pomimo umowy outsourcingowej wykonywali swoje obowiązki bez żadnych zmian, w tym samym miejscu, warunkach i stanowiskach. W ramach takiej umowy, powinno dojść do zmiany podmiotowej w stosunku pracy, przejęcia pracowników, zadań i substancji majątkowej, aby w pełni móc to uznać za outsourcing pracowniczy (outsourcing HR).


Stworzenie dokładnej umowy, ale także jej precyzyjna realizacja stanowi podstawę bezpiecznego outsourcingu pracowniczego (outsourcing HR). Należy utrzymać granicę między firmą, a wyoutsourcowanymi pracownikami, aby nie doszło do wątpliwości i podważenia zawartej umowy przez organy kontrolne.


Przykładowe orzeczenia dotyczące outsourcingu pracowniczego (outsourcing HR)

WYROKTEZA
Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 10 stycznia 2019 roku

sygn. akt:
III AUa 1162/18  

Podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane.






Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 12 czerwca 2018 roku

sygn. akt:
I SA/Rz 242/18  

1. Organy podatkowe prawidłowo przyjęły,
że w wyniku zawartych przez skarżącego umów doszło wyłącznie do formalnego transferu pracowników. Jak ustalono, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego pracownicy, pomimo zmiany podmiotowej po stronie pracodawcy, nadal wykonywali tożsamą pracę na tych samych stanowiskach i w tym samym miejscu. Z ustaleń organów podatkowych wynika, że warunki pracy pracowników pozostały bez zmian. Co więcej, pracownicy w dalszym ciągu wykonywali swe czynności pod nadzorem skarżącego i osoby pełniącej z jego ramienia funkcję kierownika, w określonym przez niego czasie i miejscu. Jakkolwiek skarżący próbuje przekonać, że kontrolował tylko wykonanie usług, to warto zauważyć, że de facto były to czynności nadzorcze i związane z podporządkowaniem pracowników jemu bezpośrednio. To bowiem skarżący decydował o zatrudnieniu pracowników i dokonywał oceny ich pracy, sprawdzał jakość obsługi i wyniki finansowe sklepu.
2. Sporadycznych kontaktów pracowników z przedstawicielem spółek outsourcingowych, odnoszących się do niektórych spraw pracowniczych, nie można uznać za wykonywanie stałego bieżącego nadzoru.


Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 31 stycznia 2019 roku

sygn. akt:
III AUa 1238/18

1. Nie jest możliwe przejęcie pracowników przez inny podmiot bez przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.
2. Efektem transferu zakładu pracy jest zmiana podmiotowa w stosunkach pracy, zaś jeżeli nie ma zmiany podmiotowej w stosunku pracy, to zapewne nie doszło do transferu zakładu pracy.
3 “Przejście samych pracowników”, bez przejścia wykorzystywanego przez nich substratu majątkowego, nazywanego przez ustawodawcę “zakładem pracy lub jego częścią”, nie wypełnia hipotezy normy art. 231 § 1 k.p.
Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 29 sierpnia 2017 roku

sygn. akt:
III AUa 360/17  

Outsourcing pracowników nie może być weryfikowany wyłącznie przez pryzmat zasady wyrażonej w art. 3531 k.c. Zasada wolności umów nie może być bowiem wykorzystywana instrumentalnie, w szczególności do stworzenia zewnętrznych znamion realizowania umowy.
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 7 czerwca 2018 roku

sygn. akt:
I SA/Łd 1131/17

Ustalenie stanu faktycznego powinno być dokonywane nie tylko na podstawie brzmienia samych umów o wynajem pracowników, ale z uwzględnieniem wszelkich okoliczności związanych zarówno z zawarciem, a przede wszystkim z realizacją tych umów.



Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 roku

sygn. akt:
I PK 21/15

Podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie, pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.