Dostałeś biurko do pracy zdalnej – sprawdź, czy nie musisz zapłacić podatku


W obecnym czasie bardzo powszechna stała się praca zdalna. W konsekwencji doprowadziło to do powstania nowych problemów zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, a mianowicie: jak rozliczyć taki sprzęt z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych? Czy konieczne jest płacenie podatku, np. od biurka czy krzesła?


Czy wartość zwrotu za zakupione krzesło biurowe przez pracownika stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy i tym samym podlega opodatkowaniu?

Nie zawsze pracodawca musi zwracać pracownikowi koszt nabycia sprzętu biurowego. Może on skorzystać ze zwolnienia, wówczas, np. biurko do pracy zdalnej nie będzie stanowiło przychodu.


Ważną kwestię w tym zakresie stanowi pojęcie ekwiwalentu pieniężnego.Jest to określona kwota wypłacana w zamian za świadczenie należne pracownikowi.


Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, są zwolnione ze składek ZUS.


Ważne jest na jakiej podstawie wykonujemy pracę zdalną, a mianowicie, czy jest to:

  • telepraca, do której zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy, czy
  • praca zdalna wykonywana incydentalnie, czy
  • praca zdalna na podstawie ustawy o COVID-19.


Zgodnie z  art. 6711 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

  1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, 
  2. ubezpieczyć sprzęt,
  3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
  4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.


Czy zawsze konieczne jest zapewnienie sprzętu przez pracodawcę?

Dopuszczalne są sytuacje, w których pracodawca wcale nie musi zapewniać pracownikowi sprzętu do pracy, jednakże musi wtedy wypłacić pracownikowi ekwiwalent.


Jakie warunki muszą być łącznie spełnione, aby ekwiwalent był zwolniony z podatku:

  • forma wypłacenia ekwiwalentu – w pieniądzu,
  • racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
  • sprzęt do pracy musi stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy (nie tylko do celów prywatnych).


PRZYKŁAD

Pan Andrzej jest pracodawcą. Postanowił, że sfinansuje on pracownikom koszt zakupu jednego biurka do wysokości 500 zł. Pracownica – Pani Izabela zakupiła biurko w wysokości 600 zł i używa go do celów zawodowych oraz prywatnych (lubi po pracy grać w gry komputerowe). Pan Andrzej zapłaci Pani Izabeli ekwiwalent do wysokości 500 zł (ponieważ taka kwota była przeznaczona na zakup jednego biurka) i jedynie w zakresie świadczenia telepracy. Taki ekwiwalent nie będzie podlegał opodatkowaniu.


Co w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest wykonywana stale?

Gdy praca zdalna nie ma charakteru stałego, ekwiwalent powinien być liczony z uwzględnieniem faktycznego czasu pracy wykonywanej w formie zdalnej, czyli dokładnego czasu, przez który używaliśmy danego sprzętu biurowego. Należy podkreślić, że pracodawcy sami muszą ustalić wysokość, do której ekwiwalent będzie zwolniony z podatku. Aby do tego doszło, należy wziąć pod uwagę miesięczny koszt zużycia narzędzi podczas pracy zdalnej, nie uwzględniając wykorzystywania sprzętu do celów prywatnych, ponieważ w sytuacji, np. robienia zakupów online przez pracownika, sprzęt będzie normalnie podlegał opodatkowaniu.

Jednakże w czasie pandemii przepisy te ulegają zmianie – zwrot za zakupione biurko nie stanowi przychodu i tym samym nie podlega opodatkowaniu, niezależnie od tego czy biurko jest używane wyłącznie do celów zawodowych czy także do celów prywatnych.


Podstawa prawna:

  • § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
  • Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.